緊急事態宣言の地域が拡大で、テレワーク(在宅勤務)の機会がまた増えてきた夫です。
ずっと在宅勤務とか、ずっと会社勤務とかであれば仕事の環境は固定した快適な環境が作れるとは思うのですが、私の場合は、仕事の状況によって出社して仕事する場合と自宅で仕事する場合があります。またサテライトオフィスでも仕事する場合もあり、作業場所が固定している状況にありません。
そこで困るのが仕事のメモをどのように記録していくかです。長年、アナログ手帳を使ってきたのですが在宅勤務を機会にデジタル手帳に切り替えようと思ったのですが、なかなかうまくいきませんでした。
まだ試行錯誤中ではありますが、今の手帳活用法を紹介します。
アナログ手帳・デジタル手帳の使い分け
アナログ手帳とデジタル手帳の特徴は様々ですが、私の使いから考える特徴です。
- アナログ手帳の特徴
- すぐに書ける
- どこでも書ける
- デジタル手帳の特徴
- 全てのメモを持ち歩ける
- 端末同士で同期できる
会社の会議はやっぱりアナログ手帳
昨年の緊急事態宣言で、ほとんど在宅勤務になった時にWeb打合せが中心になり、会議中のメモもノートPCでマイクロソフトOneNoteでメモを取る機会が増えました。在宅勤務だとセカンドディスプレイにウルトラワイドを使っているので会議資料を表示して、さらにWeb会議の画面も表示してさらにOneNoteでメモを取ることも快適にできていました。
ここまでは良かったのですが、会社に出社することになると常にOneNoteを開ける環境でもないことに気づきました。それはセカンドディスプレイです。自席で作業する場合はいいのですが、Web会議を行う場合は、周りの音や周りに聞かれるといけない会議になると別の場所に移動する必要があります。その時にセカンドディスプレイをわざわざ移動したり、ディスプレイの設置している部屋を使う予約したりと結構めんどくさいことが発生しました。
仕事のやり方として、セカンドディスプレイありきになってしまっていたので、メモが非常に取りにくい状況となりました。
あと、困ったのは上司やメンバーとの対面での打ち合わせです。話した内容をPCに打ち込んでいると打合せのリズムが狂います。対面時には、適宜、必要なことをメモして、基本的には相手の顔を見て話したいので、結果的には、メモはアナログ手帳でないと打ち合わせに集中できないことに気づきました。
過去の内容を確認するにはデジタル手帳
過去に資料を見直すのであれば、デジタル手帳には検索ができるので、デジタル手帳を使うメリットと思います。OneNoteを使っているのはその理由もありました。
アナログ手帳中心になると、一番の問題が過去のメモの内容が見れないということではないでしょうか？過去にどのような話をしたか見直しを行おうとしたときに、「あ、あの内容は前の手帳に書いている内容や！！」ってことないですか？アナログ手帳をしっかり使っている人は特にそのような状況になると思います。そこで取る行動は、前の手帳も手元に置いておくことになります。今まで、会社の自席に手帳を置いておけば済んでいたのですが、在宅勤務を行うことによって、手帳の置き場所をどうすればいいかかという問題に直面してしまいました。
そこで、活用したのがGoodNoteのスキャン機能です。アナログ手帳の内容をiPhoneで撮影して、そのままノートとして管理できます。iPhoneでも内容の確認はできますが、iPadを併用すると内容の確認はとても便利です。
まとめ
テレワーク時代でも手帳はアナログが便利
仕事場所が変わる場合は、やはりアナログ手帳が便利。結局、客先での会議ではPCを開けない場合もありますので。メモを確実に残すなら、アナログ手帳一択です。
私は、ロルバーン フレキシブル を使っています。
手帳の管理はデジタルが便利
作業場所が変わる場合は、アナログ手帳が便利と言っておきながら、過去の手帳を持ち歩くのははっきり言って無理です。その場合は、手帳の内容をデジタル化して持ち歩きましょう。
以上が、私の手帳の使い方です。ロルバーン フレキシブルの使い方やGoodNoteの利用方法は改めて紹介したいと思います。
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